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每次聽朋友買新電腦，第一句都是問”可以幫我裝Office嗎”，其實現在文書軟體的取得已經很方便，只要透過微軟官網即可下載最新的Office版本，符合現在的數位雲端潮流，而今天要特別跟大家分享的是Office 365雲端辦公室的幾個好用功能，讓你可以更快速的在工作上透過Office軟體來呈現出專業，簡單明瞭的圖表跟數據。蛋蛋在9月底有幸受邀前往微軟辦公室，跟台灣微軟Microsoft 365事業部的副總Grace跟大家分享Office 365雲端辦公室的特色Office 365近年雲端化的整合，結合Windows 10讓中小企業的員工可以更容易的發揮創造力以及團隊合作更有效率。Office 365在文書軟體裡增加了許多快速的技能，讓使用者可以更專注在策略，而微軟也為中小企業提供專屬的通訊軟體，如Teams，可以在對話中直接貼excel的表格，不用開啟Office軟體就可以直接針對這些資料做討論，而Teams軟體也有提供iOS/Android的版本，隨時都可以討論公事，完全雲端化。而使用者所有使用Office軟體的時段跟時間都透過微軟的分析引擎去提供數據報告，讓你更清楚的了解自己在工作上的時間分配接著微軟的產品行銷經理Tiffany跟我們來分享Office 365有那些新功能可以讓大家在工作上更節省時間Office 365幾個專屬的新功能，這些都是可以幫大家快速節省時間的小技巧，以下蛋蛋挑幾個特別實用的來跟大家分享大家在做簡報的時候，一定遇過排版圖片的困擾，這個時候用Office 365的PowerPoint裡的設計構想，馬上幫你排出有型的版型，不用浪費時間一張一張圖的橋位置跟拉大小蛋蛋來用我自己的簡報做個示範，這張簡報的圖片是我花了10分鐘才排出來的大小跟位置，如果透過Office 365的PowerPoint裡的設計構想，只要3秒鐘就會自動幫你排出專業又有型的版型，你只需要2個動作 1.點選左上角的”設計”標籤 2.選右手邊的版型 收工！ 就這樣，一個專業的版型就這樣排出來了，是不是比我原先的版型好看多了再來看一張，一樣是我自己亂排的版型 3秒內變專業，這個功能真的超好用的啦再來要跟大家分享Office 365的excel小技巧，當你常常要處理一些大量的數據，透過公式能夠讓你更快的去達成結果，如下圖示範，當你想要整理出姓跟名的資料，你只需要在D2欄打出姓，接著只要按”ctrl+e”，excel就會依照你的邏輯來推算你想要達成的成果，把整個D欄都填滿，這個功能不只是限於中文，英文，數字都可以通用，而且是Office 2013後才提供的功能，早期的excel並沒有此功能唷在excel裡，若你常常會處理一些跟國家地區有關的數據，可以透過Office 365 excel的區域分佈圖更快速的檢視這些數字實際操作的方式如下，如往常的先將要涵蓋的數字用鼠標選擇，再點選”插入”，此時選擇中間的”建議圖表”，並且選擇”區域分布圖”此時excel即會用地圖的方式來呈現這些數字，可以更直覺的方式來檢視這些數字再來要跟大家分享的是Office 365的outlook小技巧，當你要發信給公司裡的同事，你可以用@的方式去寫出同事的名字在email內容裡，同事的email就會自動出現在收件者欄位裡，而且你也可以點選@的名字，來直接的檢視該人員的相關outlook資料，包括組織單位，聯絡電話等詳細資料，這樣的連動資料串連可以在閱讀email的時候更能夠不中斷的去消化email內容之前蛋蛋待過的一間公司，因為是亞太總部，所以很多專案會牽涉到許多不同國家的同事，這個時候在閱讀email時，只要看到不熟悉的名字在email內容被點名，我就會點選@名字，此時就可以清楚的知道對方的單位，email，聯絡電話，跟辦公室位置在使用Outlook的同時，隨時可查看右手邊的MyAnalytics，它會幫助你分析哪些email需要你的關注Outlook還會透過使用者的整體習慣，去分析你每週的會議時數，看email的時數，專注的時數，加班的時數，並且告訴你全公司的平均值，讓你有個比較值，更有方向的去調整自己處理公事的時間透過Office 365的Teams通訊軟體，除了結合微軟旗下的Skype視訊功能，它也整合了Outlook的完整通訊錄，讓公司內部的討論可以在單一平台完成，若對方在一定的時間沒有任何的回應，Teams還會自動產生email的去提醒對方”你有一封Teams訊息來自同事你尚未查看”Teams視訊會議還有個很貼心的功能，它可以鎖定人臉，將雜亂的背景自動虛化，就算你在家裡視訊，也可以不用去在乎家裡的雜亂，這個功能真的是神貼心啊這次的Office 365雲端辦公室體驗會，有許多達人都到現場共襄盛舉，透過主辦單位的現場闖關設計，大家也都親自體驗了許多Office 365的小技巧，讓大家可以在辦公室使用這些Office軟體時能夠更得心應手，雖然蛋蛋也因為在中小企業的正職體驗過許多Office 365的新功能 (我們公司超愛用Teams的)，但是excel的快速公式功能，倒是第一次學到，還有簡報的”設計構想”也是超實用的，每次做簡報要排一堆示意圖我就會花非常多的時間在排版上，現在透過Office 365的許多快速人性化功能讓我辦公效率加倍，真的是非常值得推薦跟升級的Office版本，推薦大家若還沒升上的話，Office 365絕對會是你的辦公室神幫手！目前Office 365商務進階版七折限時優惠來源出處：鄭蛋蛋